Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortliche Stelle ist:
SIGNAL IDUNA Krankenversicherung a. G.
Sitz: Dortmund, HR B 2405 AG Dortmund
Joseph-Scherer-Str. 3
44139 Dortmund
Telefon: 0231 135-0
Telefax: 0231 135-4638
oder
Neue Rabenstr. 15 – 19
20354 Hamburg
Telefon: 040 4124-0
Telefax: 040 4124-2958
Email: info@signal-iduna.de
Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
- per Post unter der o.g. Adresse mit dem Zusatz Datenschutzbeauftragter
- per Telefon unter: 0231 135 4630 oder
- per E-Mail unter: datenschutz@signal-iduna.de.
Welche Quellen und Daten nutzt die SIGNAL IDUNA Krankenversicherung a. G.?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung z.B. über den Mietvertrag von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von für Sie zuständigen Partnern oder von sonstigen Dritten (z. B. der SCHUFA) zulässigerweise (z. B. aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung) erhalten haben und zukünftig erhalten werden (z. B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung).
Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Grundbücher, Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet, Medien) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.
Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtstag, -name und –ort, Beruf, Familienstand und Staatsangehörigkeit) und Legitimationsdaten (z. B. Ausweisdaten) und Authentifikationsdaten (z. B. Unterschriftprobe) und weitere Stamm- und Vertragsdaten (z.B. Angaben über die bestehenden Verträge, Zahlungsdaten, Rollen der betroffenen Person (z. B. Mieter). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z. B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Umsatzdaten im Zahlungsverkehr, Informationen über Ihre finanzielle Situation (z.B. Gehalts- und Bonitätsdaten), Daten zu Mieterkontakten und Vorgangsbearbeitung sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.
Wofür verarbeitet die SIGNAL IDUNA Krankenversicherung a. G. meine Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze:
a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO) Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO) erfolgt zur Erbringung von Vermietungstätigkeiten, die auf Anfrage hin erfolgen und zur Ausführung Ihrer Aufträge, sowie aller mit dem Betrieb und der Verwaltung von Immobilien erforderlichen Tätigkeiten.
Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt (z. B. Wohnung) und können unter anderem Betriebskostenabrechnungen, Wartung/Reparaturen sowie die Durchführung von Transaktionen umfassen.
Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen entnehmen.
b) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, das heißt zur
- Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z. B. SCHUFA) zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs;
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
- Videoüberwachungen zur Sammlung von Beweismitteln bei Straftaten. Sie dienen damit dem Schutz von Mietern und Mitarbeitern sowie der Wahrnehmung des Hausrechts.
- Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zutrittskontrollen);
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts;
c) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DS-GVO) Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die – wie beispielsweise die SCHUFA-Klausel – vor der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
d) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit.c) DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO) Zudem unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Geldwäschegesetz, Steuergesetze) sowie aufsichtsrechtlichen Vorgaben (z. B. der Deutschen Bundesbank und der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Bonitätsprüfung, die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten, die Bewertung und Steuerung von Risiken sowie die Auskunft an Behörden.
Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der SIGNAL IDUNA Krankenversicherung a.G. erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister, Erfüllungsgehilfen und Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten, wenn diese den Datenschutz wahren. Dies sind unter anderem Unternehmen in den Kategorien Immobilienverwaltung, IT-Dienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung und Consulting und Anschriftenermittlung.
Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:
- Öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
- Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln (z. B. Bürgschaftsgeber, Auskunfteien).
- andere Unternehmen innerhalb der SIGNAL IDUNA Gruppe zur Risikosteuerung aufgrund gesetzlicher und behördlicher Verpflichtungen
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Geldwäschegesetz (GwG) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können. Zudem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz. Die Speicherfristen betragen demnach bis zu zehn Jahren.
Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Stellen in Staaten außerhalb des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum) oder an eine internationale Organisation findet nur statt, sofern es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist (z.B. ein Zahlungsauftrag in ein Drittland).
Ansonsten finden keine Übermittlungen von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR oder an eine internationale Organisation statt. Im Rahmen der Fernwartung von Standard-IT-Komponenten ist es zur Fehlerbehebung im Einzelfall nicht auszuschließen, dass ein IT-Dienstleister aus einem Drittland (z. B. USA) in seltenen Fällen gesteuert und begrenzt Einsicht in personenbezogene Daten erhält. Über Einzelheiten werden wir Sie, sofern gesetzlich vorgegeben, gesondert informieren.
Sollte es erforderlich sein, dass wir personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Detaillierte Information dazu können Sie bei Bedarf unter den oben genannten Kontaktinformationen des Verantwortlichen anfordern.
Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DS-GVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO i. V. m. § 19 BDSG).
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutzgrundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen,
Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationssicherheit Nord-rhein-Westfalen,
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
Telefax: 0211 38424-10
eMail: poststelle@ldi.nrw.de
Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.
Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten.
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. e) DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DS-GVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht für Zwecke der Direktwerbung.
Der Widerspruch wirkt für die Zukunft. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die unter Punkt 1 genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen gerichtet werden an.